1. O processo de planejamento
Projeto, independentemente do fim que busca atender, é o conjunto de ações coordenadas por racionalidade e metodologia específica, visando atingir a concretização de um anseio, de uma ideia ou de algum objeto material, com o maior êxito e satisfação possível.
Portfólio - Programa - Projeto
Principais características necessárias na elaboração e execução de um projeto:
padronização
flexibilidade
documentação
modularização
planejamento.
Tipos de projetos: empresariais, públicos e acadêmicos.
A eficiência diz respeito às qualidades inerentes aos meios, ou seja, aos métodos adotados no projeto, enquanto a eficácia está relacionada com as qualidades do fim, dos resultados.
O pensamento científico: todo conhecimento deve ter como condição a verificação empírica de seus resultados.
O conhecimento popular: valorativo, reflexivo, assistemático, verificável, falível e inexato.
O conhecimento filosófico: valorativo, racional, sistemático, não verificável, infalível e exato.
O conhecimento teológico: valorativo, inspiracional, sistemático, não verificável, infalível e exato.
O conhecimento científico: objetivo, real, contingente, sistemático, verificável, falível e aproximadamente exato.
2. Planejamento estratégico
Necessidade surgida da realidade.
Princípios gerais do planejamento estratégico:
Contribuição aos objetivos que se pretende atingir.
Precedência do planejamento.
Penetração e abrangência sobre as fases.
Maior eficiência, eficácia e efetividade no processo como um todo.
Estrutura mínima do planejamento estratégico:
Capa.
Sumário ou índice.
Resumo do projeto.
Dados e histórico da organização.
Diretriz organizacional (missão, políticas, objetivos etc.).
Análises da situação atual.
Estratégias viáveis ao ambiente.
Controles (estratégico, tático e operacional).
Eventuais anexos.
Indicadores de desempenho:
estatísticas de controle de processo (todas documentadas);
identificação da proporção de produtos defeituosos em relação à produção;
documentação de atrasos (absolutos e relativos);
identificação de gastos adicionais (absolutos e relativos).
Níveis de decisão e planejamento em uma organização:
Estratégico – visa atender a política da organização.
Tático – relacionado com o método escolhido para atender a política organizacional.
Operacional – manifestação prática das táticas planejadas.
Nível de crise – a antítese da boa tomada de decisão, mas que se faz necessária quando em ocasiões extremas e inesperadas.
A competição se tornou algo constante no mundo atual.
Cinco etapas destinadas a atender a administração estratégica de um projeto:
Análise do ambiente no qual vai ser desenvolvido o projeto – nesse caso, é necessário que sejam observados o ambientes interno e externo e, a partir da análise, identificados os riscos, ameaças, oportunidades, fraquezas e forças da organização.
Estabelecimento da meta, da missão e do objetivo da organização.
Formulação de estratégias a partir da definição de ações, dentro da organização, que contribuirão para que sejam alcançados os objetivos propostos.
Prática das estratégias desenvolvidas.
Monitoramento e avaliação de todo o processo para que, de modo estratégico, seja assegurado seu bom funcionamento.
A missão está diretamente ligada com a atividade principal da organização. A razão de ser, o motivo pelo qual foi criada.
A visão é a aspiração que se projeta no futuro.
Já os valores, ou princípios, determinam como o ambiente interno da organização se comporta pela conduta individual dos seus integrantes.
Os objetivos organizacionais:
são desafiantes;
são viáveis;
tem prazos definidos;
são mensuráveis;
são coerentes entre si.
O planejamento estratégico deve ter metas e ser fragmentado em fases e pequenos projetos.
3. Estrutura da gestão de projetos
Características dos projetos:
Temporalidade: É fundamental controlarmos o tempo por meio de cronogramas de atividades.
Exclusividade: os produtos ou serviços originários de um determinado projeto são exclusivos a ele.
Progressividade: Um projeto é dividido por fases e as equipes inseridas nessas subdivisões fazem uso de meios e recursos necessários para
a sua superação, conduzindo os rumos do projeto para a fase seguinte, até a fase de encerramento definitivo.
Características das operações: repetitivas, contínuas, rotineiras e ininterruptas.
É recomendável que o projeto seja encerrado de modo formal.
Gestor de projetos:
capacidade de organização até dos menores e mais insignificantes procedimentos;
capacidade de diplomacia para gerir os eventuais conflitos envolvendo pessoas de diversos níveis hierárquicos;
visão de conjunto para gerenciar os recursos, o tempo e o andamento das fases;
capacidade de compreender a complexidade do projeto, o que ainda fornece subsídios para que o gerente trabalhe, em paralelo ao projeto geral, com vários projetos menores.
Ferramentas para gestão: sistema PERT-COM, gráfico de Gantt.
Hierarquia das ações:
Plano estratégico
Portfólio
Programa
Projeto
Subprojeto
Escritório de projetos (PMO): supervisionar e gerenciar o projeto.
Reengenharia é o desenvolvimento de pequenos projetos internos destinados à inserção de novos métodos, atitudes e práticas cotidianas entre os funcionários, a fim de serem obtidas melhorias nas relações.
Portfólio é o agrupamento de um conjunto de projetos, ou programas, e outras atividades identificáveis e correlatas, visando atender aos objetivos dos negócios estratégicos.
Ciclo de vida do projeto: conceito ou iniciação, planejamento, implementação ou execução, conclusão ou encerramento.
São as necessidades dos ambientes interno e externo ao projeto que vão determinar o ritmo a ser seguido em cada fase.
Ciclo de vida de produtos: introdução no mercado, crescimento, maturidade e saturação, declínio de vendas.
4. Planejamento e controle de projetos
O ambiente que envolve os projetos:
consolidação da sociedade da informação = aumento da competitividade;
mudanças externas = estruturação e desenvolvimento de novos projetos;
globalização como realidade;
projetos com características inovadoras e necessidades de integração;
necessidade de parcerias empresariais (expansão em novos mercados);
joint ventures ou aglomerados produtivos (vale do silício – EUA).
A importância dos projetos:
mercado exigente por inovações nos produtos;
alteração nos produtos = elaboração de um projeto;
projeto para o lançamento de um novo produto;
busca de melhoria nos processos empresariais;
mudanças internas nas organizações.
A estrutura do projeto:
aspectos econômicos;
aspectos técnicos;
aspectos financeiros;
aspectos administrativos;
aspectos jurídicos e legais;
aspectos do meio ambiente;
aspectos contábeis (questões burocráticas e de ordem prática).
Etapas de um projeto:
1º passo – realizar um estudo de mercado.
2º passo – abordar os aspectos técnicos: localização e escala
do projeto.
3º passo – análise financeira.
4º passo – análise da estrutura administrativa.
5º passo – elaborar as projeções de custos e receitas.
6º passo – avaliação (aprovação, ou não, do projeto).
7º passo – projeto final (elaboração, implantação e operação).
5. Elaboração de projetos
Elaboração de projetos:
estudo preliminar;
diagnóstico;
análise das informações com vistas à formulação de alternativas (análise SWOT, benchmarking);
elaboração de propostas;
elaboração final do plano;
Construção do documento:
descrição do projeto;
tamanho do projeto;
tamanho e localização;
tamanho e recursos;
tamanho e aspectos técnicos;
otimizando o tamanho do projeto;
estrutura básica do projeto;
A descrição do projeto:
apresentação do projeto;
justificativa;
objetivos;
metas;
estudos preliminares para a elaboração do projeto;
cronograma;
orçamento.
6. Gestão de processos do projeto
Fluxogramas de processos internos ao projeto:
- as representações gráficas associadas com cada etapa do
projeto;
os processos de um projeto interagem entre si e se relacionam;
facilidade para o aperfeiçoamento dos processos;
facilidade de serem identificados pontos críticos;
facilidade de visualização da sequência e encadeamento das
atividades;
- o registro do processo para futuras análises.
Gestão de integração do projeto:
Gestão de integração do projeto
Desenvolver o termo de abertura
Desenvolver a declaração do escopo preliminar
Desenvolver o plano de gestão
Orientar e gerenciar a execução
Monitorar e controlar o trabalho
Controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto
Planejamento do escopo:
como a equipe define o escopo do projeto;
como será desenvolvido o detalhamento do referido escopo;
definição da estrutura analítica do referido projeto;
verificação e controle deste escopo.
Gestão do tempo do projeto:
definição das atividades;
sequência das atividades;
estimativa dos recursos da atividade;
estimativa de duração da atividade;
desenvolvimento do cronograma;
controle do cronograma.
Gestão dos custos do projeto:
estimativa de custos;
orçamentos;
controle de custos.
Gestão da qualidade do projeto:
planejamento da qualidade;
realização da garantia da qualidade;
realização do controle de qualidade.
Gestão dos recursos humanos do projeto:
gerenciamento da equipe do projeto;
equipe composta por pessoas focadas no término do projeto;
o número de pessoas da equipe varia conforme o projeto;
a equipe de gestão do projeto é a líder das demais.